Shokumu Keirekisho vs Rirekisho: Apa Bedanya?

Dua Dokumen, Bukan Satu

Jika Anda pernah melamar kerja di Jepang, Anda mungkin pernah sampai pada momen ketika lowongannya menulis 履歴書・職務経歴書をご提出ください dan Anda mengira satu CV saja sudah cukup. Ternyata tidak. Rekrutmen di Jepang berjalan di atas dua dokumen terpisah yang menjalankan dua tugas berbeda, dan mengirim hanya salah satunya — atau mengirim isi yang sama dua kali dalam tata letak berbeda — adalah salah satu cara tercepat untuk tersingkir sebelum ada orang yang sempat membaca keahlian Anda yang sesungguhnya.

Berikut penjelasan masing-masing dokumen, kapan Anda membutuhkannya, dan bagaimana menulis keduanya dengan baik.

Rirekisho (履歴書): profil resmi Anda

Rirekisho adalah catatan pribadi berstandar baku. Anggaplah ia bukan dokumen pemasaran, melainkan sebuah formulir — padanan Jepang dari lembar lamaran resmi. Dokumen ini memastikan siapa Anda, di mana Anda bersekolah, di mana Anda pernah bekerja, dan kualifikasi apa yang Anda miliki, semuanya dalam tata letak yang sudah dilihat perekrut ribuan kali sebelumnya.

Biasanya berisi:

• Nama, furigana, tanggal lahir, alamat, nomor telepon, dan email

• Pasfoto, 3 cm × 4 cm, diambil dalam tiga bulan terakhir

• Riwayat pendidikan (学歴), umumnya sejak kelulusan SMA

• Riwayat pekerjaan (職歴) — hanya nama perusahaan dan tanggal masuk/keluar

• Lisensi dan kualifikasi (免許・資格)

• Motivasi dan self-PR (志望動機・自己PR)

Formatnya sudah berubah, dan itu penting.

Templat resume JIS yang lama ditarik pada Juli 2020. Pada April 2021 Kementerian Kesehatan, Ketenagakerjaan dan Kesejahteraan menerbitkan format rekomendasi yang dibangun di atas prinsip rekrutmen yang adil: kolom jenis kelamin menjadi opsional, sementara waktu tempuh perjalanan, jumlah tanggungan, status pernikahan, dan kewajiban menafkahi pasangan dihapus sepenuhnya. Jika Anda mengunduh templat bertahun-tahun lalu, gantilah. Datang dengan tata letak yang sudah ditarik diam-diam menandakan bahwa Anda bekerja dari panduan yang usang.

Poin kunci tentang rirekisho adalah ini: dokumen itu mendaftar karier Anda. Ia tidak menjelaskannya.

Shokumu keirekisho (職務経歴書): kisah karier Anda

Shokumu keirekisho adalah tempat Anda benar-benar membangun argumen. Tidak ada templat resmi — dan justru itulah intinya. Anda yang memilih struktur, penekanan, dan panjangnya, dan manajer perekrutan membaca pilihan-pilihan itu sebagai bukti sejernih apa cara berpikir Anda.

Yang konvensional biasanya berisi:

• 職務要約 (ringkasan karier) — tiga sampai lima baris di bagian paling atas yang merangkum seluruh karier Anda

• 職務経歴 (riwayat kerja terperinci) — per perusahaan: bidang usahanya, skalanya, departemen Anda, tanggung jawab Anda, dan hasil yang Anda capai

• 活かせる経験・知識・スキル — pengalaman dan keahlian yang relevan dengan posisi spesifik ini

• 資格 (kualifikasi), termasuk tes kemampuan bahasa

• 自己PR — argumen penutup yang ringkas

Panjang: A4, satu sampai dua halaman untuk sebagian besar kandidat, tiga halaman untuk karier yang benar-benar panjang. Lebih panjang bukan berarti lebih baik. Manajer perekrutan yang menyaring empat puluh lamaran akan membaca ringkasan Anda dan posisi terakhir Anda dengan saksama, lalu memindai sisanya.

Ini juga dokumen tempat angka-angka seharusnya berada. “Bertanggung jawab memperbaiki alur onboarding” tidak memberi tahu perekrut apa pun. “Merancang ulang onboarding untuk produk SaaS dengan 12.000 pengguna; menurunkan churn minggu pertama dari 18% ke 11% dalam dua kuartal” memberi tahu mereka persis apa yang mungkin Anda lakukan untuk mereka.

Rirekisho vs shokumu keirekisho sekilas

Mana yang sebenarnya Anda butuhkan?

• Lulusan baru (新卒): rirekisho saja, ditambah entry sheet apa pun yang dipakai perusahaan. Anda memang belum punya riwayat kerja untuk dirinci.

• Pelamar mid-career (中途採用): keduanya, hampir selalu. Anggaplah keduanya diharapkan bahkan ketika lowongan hanya menyebut rirekisho.

• Melamar lewat agen: keduanya — dan bersiaplah agen mengembalikan shokumu keirekisho Anda untuk direvisi. Itu normal, dan itu coaching gratis.

• Kerja paruh waktu (アルバイト): biasanya rirekisho saja.

Tiga cara menyusun shokumu keirekisho

Karena tidak ada templat baku, pilihlah struktur yang menampilkan riwayat Anda dalam sorotan terbaiknya.

Kronologis terbalik (逆編年体式)

Posisi terbaru lebih dulu. Ini pilihan default bagi sebagian besar pelamar, karena pekerjaan terakhir Anda biasanya yang terkuat dan itulah yang paling diperhatikan perekrut. Jika ragu, mulailah dari sini.

Kronologis (編年体式)

Posisi terlama lebih dulu. Cocok ketika karier Anda menunjukkan kurva menanjak yang jelas dan Anda ingin pembaca mengikuti perkembangan dari junior ke senior.

Fungsional, berdasarkan bidang keahlian (キャリア式)

Disusun menurut bidang keahlian, bukan menurut tanggal. Berguna jika Anda sering berpindah perusahaan atau menangani spesialisasi yang sama di beberapa perusahaan. Perlu diingat, perekrut Jepang tetap mengharapkan menemukan tanggal di suatu tempat, jadi sertakan linimasa ringkas di sampingnya.

Lima kesalahan yang sering dilakukan pelamar asing

1. Mengirim CV bergaya Inggris sebagai gantinya. CV dua halaman yang mengedepankan pencapaian tidak menggantikan kedua dokumen ini. Bahkan di perusahaan yang menyebut dirinya internasional, HR sering menyaring memakai pasangan dokumen Jepang tersebut.

2. Menulis JLPT secara tidak formal. Gunakan nama resminya: 日本語能力試験N2 合格, bukan “JLPT N2”. Kualifikasi ditulis dengan nama formalnya, dan aturan ini berlaku untuk setiap sertifikasi yang Anda cantumkan.

3. Membiarkan kolom kosong. Kolom kosong pada rirekisho terbaca sebagai kecerobohan, bukan sebagai “tidak berlaku”. Jika sesuatu memang tidak berlaku, tulis なし. Ketika satu bagian seperti 学歴・職歴 selesai, tulis 以上 di baris berikutnya.

4. Mengulang isi rirekisho di dalam shokumu keirekisho. Jika dokumen kedua Anda hanya mengulang nama perusahaan dan tanggal, Anda menyia-nyiakan satu-satunya kesempatan untuk membela diri Anda sendiri.

5. Mengabaikan situasi visa Anda. Jika Anda sudah memegang status kependudukan yang mencakup pekerjaan itu, sebutkan terus terang — misalnya 在留資格「技術・人文知識・国際業務」 di bagian catatan atau kualifikasi. Itu menghapus satu tanda tanya di benak perekrut. Jika Anda membutuhkan sponsor, sebutkan juga; menyembunyikannya hanya membuang waktu semua pihak nantinya.

Daftar periksa sebelum Anda menekan kirim

• Kirim keduanya sebagai PDF kecuali pemberi kerja menentukan lain, dengan nama berkas yang jelas, misalnya 履歴書_NamaAnda.pdf

• Satu gaya bahasa yang konsisten sepanjang dokumen — です・ます atau である, jangan dicampur

• Satu sistem penanggalan sepanjang dokumen — seluruhnya tahun Masehi atau seluruhnya tahun era Jepang

• Pasfoto terbaru, latar polos, pakaian formal kerja

• Nama perusahaan ditulis dengan benar, dengan 株式会社 pada posisi yang tepat

• Tanpa tip-ex dan tanpa coretan — lebih baik ulangi halamannya

• Baca sekali lagi shokumu keirekisho Anda sambil bertanya: apakah orang yang belum mengenal saya akan tahu dalam sepuluh detik mengapa saya cocok untuk posisi ini?

Pertanyaan yang sering diajukan

Boleh diketik, atau harus ditulis tangan?

Diketik tidak masalah dan makin lama makin diharapkan, terutama untuk posisi kantor dan teknis. Sebagian pemberi kerja tradisional masih meminta tulisan tangan — jika lowongannya menulis 手書き, ikuti itu.

Apakah saya perlu hanko?

Tidak, untuk kedua dokumen. Stempel pribadi bukan bagian dari format rirekisho yang direkomendasikan saat ini dan sebagian besar pemberi kerja tidak lagi mencarinya.

Haruskah saya menulis dalam bahasa Jepang jika posisinya berbahasa Inggris?

Tulislah dalam bahasa yang dipakai prosesnya. Jika lowongan dan wawancaranya berbahasa Inggris, CV bahasa Inggris ditambah rirekisho berbahasa Jepang adalah pasangan yang masuk akal — tetapi tanyakan kepada perekrutnya alih-alih menebak.

Seberapa jauh ke belakang riwayat kerja saya harus ditulis?

Seluruhnya di rirekisho, berupa tanggal dan nama perusahaan. Di shokumu keirekisho, gali dalam lima sampai sepuluh tahun terakhir dan padatkan yang lebih lama menjadi satu atau dua baris.

Bisakah saya memakai ulang shokumu keirekisho yang sama untuk setiap lamaran?

Kerangkanya bisa dipakai ulang, tetapi bagian 職務要約 dan 活かせる経験・知識・スキル harus ditulis ulang untuk tiap posisi. Dua bagian itulah tempat perekrut memutuskan apakah akan terus membaca atau tidak.

Versi singkatnya

Rirekisho membuktikan bahwa Anda memang orang yang Anda klaim. Shokumu keirekisho membuktikan bahwa Anda layak mendapat satu jam waktu seseorang. Tulis yang pertama dengan akurat dan yang kedua dengan meyakinkan, dan Anda sudah unggul dari sebagian besar tumpukan lamaran.

Siap memanfaatkan dokumen-dokumen ini?

KakehashiX menghubungkan talenta berbahasa Jepang dengan lebih dari 20+ perusahaan Jepang yang sedang merekrut. Daftar sebagai kandidat untuk memverifikasi level JLPT Anda, membangun profil yang benar-benar bisa dicari pemberi kerja, dan dicocokkan dengan posisi yang sesuai dengan pengalaman yang baru saja Anda tuliskan.

Daftar gratis di KakehashiX →