日本の履歴書と職務経歴書:2つの書類を正しく書く方法

書類は1つではなく2つ

日本で仕事に応募したことがあれば、募集要項に「履歴書・職務経歴書をご提出ください」と書かれていて、CV（履歴書）1枚で足りると思い込んでいた場面に出くわしたことがあるでしょう。しかし、それでは足りません。日本の採用は、それぞれ異なる役割を持つ2つの独立した書類で成り立っており、片方だけを送る、あるいは同じ内容をレイアウトだけ変えて2回送るというのは、あなたの本当のスキルが読まれる前に落とされてしまう最も早い方法の一つです。

ここでは、それぞれの書類が何であるか、いつ必要になるか、そして両方をうまく書く方法を解説します。

履歴書:あなたの公式プロフィール

履歴書とは、標準化された個人記録です。マーケティング用の書類というよりも、フォーム（記入用紙）に近いものと考えてください。日本における公式な応募用紙に相当します。あなたが誰であるか、どこで学び、どこで働き、どのような資格を持っているかを、採用担当者が何千回も見慣れたレイアウトで示すものです。

通常、以下の項目が含まれます：

• 氏名、ふりがな、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス

• 写真（3cm×4cm、直近3か月以内に撮影したもの）

• 学歴（通常は高校卒業以降）

• 職歴（会社名と入社・退社年月のみ）

• 免許・資格

• 志望動機・自己PR

フォーマットは変わっており、それは重要な点です。

旧来のJIS規格の履歴書テンプレートは2020年7月に廃止されました。2021年4月、厚生労働省は公正な採用を軸とした推奨様式を公表しました。性別欄は任意記入となり、通勤時間、扶養家族数、配偶者の有無、配偶者の扶養義務の各項目は完全に削除されました。数年前にテンプレートをダウンロードしたのであれば、差し替えてください。廃止されたレイアウトで臨むことは、古い情報をもとに準備しているとひそかに示してしまいます。

履歴書について重要なのは次の点です：それはあなたの経歴を一覧にするものであって、経歴を説明するものではありません。

職務経歴書:あなたのキャリアのストーリー

職務経歴書は、あなたが実際に自分を売り込む場です。公式なテンプレートは存在しません——そしてそれこそが重要な点です。構成、強調点、長さをあなた自身が選び、採用担当者はその選択を、あなたがどれだけ明晰に考えるかの証拠として読み取ります。

一般的なものには以下が含まれます：

• 職務要約——冒頭にキャリア全体を3〜5行でまとめたもの

• 職務経歴（詳細な職歴）——雇用主ごとに、事業内容、規模、所属部署、担当業務、成果を記載

• 活かせる経験・知識・スキル——この特定の職種に関連する経験とスキル

• 資格（語学試験を含む）

• 自己PR——短い締めくくりの主張

長さ：A4で、多くの応募者は1〜2ページ、長いキャリアでも最大3ページまで。長ければよいというものではありません。40件の応募を選考する採用担当者は、あなたの要約と直近の職務を丁寧に読み、残りはざっと目を通します。

これは数字が活きる書類でもあります。「オンボーディングフローの改善を担当」では採用担当者には何も伝わりません。「12,000ユーザーのSaaS製品のオンボーディングを再設計し、2四半期で初週離脱率を18%から11%に削減」と書けば、あなたが自社に何をしてくれそうかが正確に伝わります。

履歴書と職務経歴書の比較

実際にどちらが必要か？

• 新卒:履歴書のみ、加えて企業が使用するエントリーシート。まだ詳述すべき職歴がありません。

• 中途採用の応募者:ほぼ常に両方。募集要項で履歴書だけが指定されていても、両方が求められると想定してください。

• エージェント経由での応募:両方——そしてエージェントが職務経歴書を修正のために送り返してくると思ってください。それは普通のことであり、無料のコーチングです。

• アルバイト:通常は履歴書のみ。

職務経歴書の3つの構成方法

決まったテンプレートがないため、あなたの経歴を最も良く見せる構成を選びましょう。

逆編年体式

直近の職務から先に。多くの応募者にとってこれが基本です。なぜなら通常、最新の仕事が最も強みであり、採用担当者が最も気にする点だからです。迷ったらここから始めましょう。

編年体式

古い職務から先に。キャリアが明確な上昇曲線を描いており、ジュニアからシニアへの進展を読み手にたどってほしい場合に適しています。

キャリア式（スキル領域別）

日付順ではなく専門領域ごとに整理する方式。転職回数が多い場合や、複数の会社で同じ専門分野を担当してきた場合に有用です。日本の採用担当者はどこかに日付があることを期待するので、コンパクトな時系列も併記してください。

外国人応募者がしがちな5つの間違い

• 英語式のCVを代わりに提出する。実績を先に並べた2ページのCVは、どちらの書類の代わりにもなりません。国際的をうたう企業でも、人事はしばしば日本式の2書類で選考します。

• JLPTを略式で書く。正式名称を使いましょう:「JLPT N2」ではなく「日本語能力試験N2 合格」。資格は正式名称で記載し、このルールは記載するすべての資格に当てはまります。

• 空欄を残す。履歴書の空欄は「該当なし」ではなく不注意と読み取られます。該当しない場合は「なし」と記入してください。学歴・職歴などのセクションが終わったら、次の行に「以上」と書きます。

• 職務経歴書の中で履歴書を繰り返す。2つ目の書類が会社名と年月を繰り返すだけなら、自分を売り込む唯一の機会を無駄にしています。

• ビザの状況を無視する。すでにその仕事をカバーする在留資格を持っているなら、はっきりとそう書きましょう——例えば備考欄や資格欄に「在留資格「技術・人文知識・国際業務」」と記載します。採用担当者の疑問を一つ取り除けます。スポンサーが必要な場合もそう書いてください。隠しても後で全員の時間を無駄にするだけです。

送信前のチェックリスト

• 雇用主が別途指定しない限り、両方をPDFで送る。「履歴書_YourName.pdf」のように分かりやすく命名する

• 全体を通して一貫した文体——「です・ます」か「である」のどちらか、混在させない

• 全体を通して一貫した年号——すべて西暦か、すべて和暦か

• 写真は最新のもの、無地の背景、ビジネス服装

• 会社名を正しく記載し、「株式会社」を正しい位置に

• 修正テープや二重線での消し跡は不可——ページを書き直す

• 職務経歴書をもう一度読み、「見知らぬ人が10秒で、私がなぜこの職種に合うか分かるか？」と問いかける

よくある質問

手書きでなければいけませんか、それともタイプ入力でよいですか？

タイプ入力で問題なく、特に事務職や技術職ではむしろ一般的になっています。一部の伝統的な企業は今でも手書きを求めます——募集要項に「手書き」とあれば従ってください。

ハンコは必要ですか？

どちらの書類にも不要です。印鑑は現在の推奨履歴書様式には含まれておらず、ほとんどの雇用主はもう求めていません。

職種が英語なら、日本語で書くべきですか？

選考プロセスの言語で書きましょう。募集も面接も英語なら、英語のCVと日本語の履歴書という組み合わせが妥当です——ただし推測せず、採用担当者に確認してください。

職歴はどこまで遡るべきですか？

履歴書には日付と会社名としてすべて記載します。職務経歴書では直近5〜10年を掘り下げ、それより古いものは1〜2行に圧縮します。

同じ職務経歴書をすべての応募で使い回せますか？

骨格は使い回せますが、職務要約と活かせる経験・知識・スキルの各セクションは職種ごとに書き直すべきです。この2つのセクションこそ、採用担当者が読み進めるかどうかを判断する場所です。

まとめ

履歴書は、あなたが名乗るとおりの人物であることを証明します。職務経歴書は、あなたが誰かの1時間を割く価値があることを証明します。1つ目を正確に、2つ目を説得力を持って書けば、あなたはすでに大多数の応募者より一歩先んじています。

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